Av Jan Henrik Ulvatne/Travel IQ Nordic
Hvorfor reiser vi? Er reisene nødvendige? Skal vi velge et virtuelt møte eller et fysisk møte? Mye ligger i gråsonen, og de reisende kan være usikre på om de bør reise eller ikke. Dette medfører ofte at den ansatte og lederen bruker unødvendig mye tid på å vurdere om en reise skal gjennomføres. Beslutningsprosessen som brukes i vurderingen er i mange tilfeller enkel og unyansert. Den er heller ikke strukturert, slik at den er lik for alle. Bookingverktøyene til reisebyråene har gjerne en enkel godkjenningsprosess hvor den reisende bare skal rapportere avvik mot policy, men da har den reisende allerede logget seg på bookingverktøyet for å bestille en reise.
Det er mange faktorer som påvirker om man bør reise eller ikke. Noen av områdene som må vurderes er:
- Hva ønsker man å oppnå med møtet?
- Hva er kostnadene?
- Miljøkonsekvenser?
- Er den reisende komfortabel med å dra på en reise?
- Kan møtet gjennomføres virtuelt?
- Og ikke minst – Return On Investment
Den internasjonalt anerkjente foredragsholderen Scott Gillespie fra tClara gjennomførte en undersøkelse med 175 reiseansvarlige i 2020 om risikoen ved å gjennomføre et virtuelt møte vs. et fysisk møte. Basert på resultatet og egne erfaringer besluttet de seg for å bygge verktøyet triptester, som skal gi bedriftene en enklere og bedre beslutningsprosess for å vurdere om de skal reise eller ikke.
Verktøy som dette skal hjelpe de reisende med vurderingsprosessen, og gjennomføres før de tar det med sin leder. På denne måten fjernes usikkerhet rundt beslutningsprosessen, og bedriftene får et godt verktøy for å styre denne prosessen. Det er verdt å bemerke at kriteriene som er lagt inn i verktøyet vil kunne rapportere om bedriften reiser for lite også!
Lenke til video finner du her.