Det er en myte at bedrifter tar beslutninger i siste liten og derfor må velge det som er ledig. De fleste bestiller lokaler flere måneder før arrangementet, og de er bevisste på hvilke krav de har til det stedet som velges.
Det viser en undersøkelse som er utført av Synovate Norge på oppdrag av Innovasjon Norge. Undersøkelsen ble gjennomført på telefon i sommer, og til sammen er 431 personer intervjuet. De kommer fra store bedrifter, organisasjonslivet og offentlig forvaltning, og de har i kraft av sine stillinger avgjørende innflytelse på virksomhetens valg av sted for eksterne møter, kurs og konferanser.
Samtlige framhever pris og beliggenhet som de to viktigste faktorene for valg av sted. De fleste vil ikke reise lenger enn i overkant av to timer. Beliggenheten vurderes også ofte i forhold til kommunikasjonsmuligheter for tilreisende.
Lytter til de ansatte
Undersøkelsen viser at så mange som 75 prosent legger stor vekt på forslag fra egne ansatte i valg av sted.
 Dette viser at det ikke lenger er nok å henvende seg til daglige ledere eller andre man tror har beslutningsmyndighet i markedsføringen. I mange tilfeller vil arbeidstakere flest bli en viktigere målgruppe for markedsføringstiltak for dette segmentet, sier reiselivsdirektør Per-Arne Tuftin i Innovasjon Norge.
I tillegg til god mat, gode møteromsfasiliteter og teknisk utstyr, viser undersøkelsen at beslutningstagerne legger stor vekt på at stedet har dyktig betjening og vertskap i tillegg til eget rom med bad til hver deltager.
Undersøkelsen som har studert markedsprosesser bak valg av sted for eksterne møter, kurs og konferanser, er den første landsdekkende undersøkelsen som er gjort på området siden 2001.
Selv om undersøkelsen viser at hver virksomhet i gjennomsnitt har ti eksterne arrangementer per år og at markedet er stort, er kampen om kundene fortsatt hard, med mange tilbydere til hver kjøper.
Les hele undersøkelsen.
Skrevet av Stein Arild Iglebæk 04.11.2010 klokken 09.20
Hovedkonklusjoner i undersøkelsen:
· I gjennomsnitt har større bedrifter om lag ti eksterne arrangementer i året, og gjennomsnittlig er det mange deltagere (om lag 40) på hvert enkelt arrangement. Flest er det på teambuildings- og kick-offmøter (over 50) og færrest på styremøter og ledersamlinger (29).
· De fleste arrangører innhenter tilbud fra toÂtre steder og veksler mellom å bruke noen få faste steder.
· Beliggenhet og pris er viktigst for valg av sted. Men forslag fra egne ansatte spiller også en stor rolle.
· Et utbredt krav er at stedet må ha eget rom med bad til alle deltagere.
· Et annet krav er at stedet må ha dyktig betjening og vertskap.